نرم افزار سامانه مودیان؛ واسط، حسابداری و شرکت معتمد

سامانه مودیان دیگر یک پروژه تازه و ناشناخته برای حسابداران نیست. چند سال از جدی شدن اجرای آن گذشته و حالا می‌توان بهتر بررسی کرد که کدام راهکار توانسته فرآیند صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را برای مودیان ساده‌تر کند؛ شرکت‌های معتمد مالیاتی، نرم‌افزارهای حسابداری یا نسل جدید نرم افزار سامانه مودیان که با تمرکز بر ثبت، کنترل، ارسال و پیگیری صورتحساب‌های الکترونیکی وارد بازار شدند؟

پاسخ این سؤال برای همه کسب‌وکارها یکسان نیست. هرکدام از این مسیرها بخشی از نیاز بازار را پوشش داده‌اند، اما تجربه چند سال گذشته نشان می‌دهد رقابت دیگر فقط بر سر «ارسال فاکتور» نیست. سرعت تطبیق با تغییرات، سادگی کار، پشتیبانی، اتصال به حسابداری، ورود اطلاعات از اکسل، API، مدیریت خطا و حتی ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی امروز به معیارهای جدی انتخاب تبدیل شده‌اند.

نرم‌افزارهای واسط چگونه وارد بازار شدند؟

با گسترش اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، بسیاری از شرکت‌ها با یک مسئله مشخص روبه‌رو شدند: آن‌ها باید صورتحساب‌های خود را در قالب موردنیاز سامانه مودیان ارسال می‌کردند، اما لزوماً نمی‌خواستند نرم‌افزار حسابداری یا ERP خود را تغییر دهند.

فرض کنید یک شرکت سال‌ها اطلاعات فروش خود را در یک سیستم اختصاصی، ERP، نرم‌افزار حسابداری یا حتی فایل‌های Excel مدیریت کرده است. تغییر تمام این زیرساخت فقط برای ارسال صورتحساب الکترونیکی معمولاً تصمیم ساده‌ای نیست.

در همین نقطه، نرم‌افزارهای واسط سامانه مودیان جای خود را در بازار پیدا کردند.

وظیفه اصلی این ابزارها روشن بود: دریافت اطلاعات فاکتور، کنترل داده‌ها، تبدیل آن‌ها به ساختار موردنیاز، ارسال به سامانه مودیان و نمایش نتیجه به کاربر.

تمرکز روی همین فرآیند باعث شد امکاناتی مانند ارسال گروهی صورتحساب، ورود اطلاعات از Excel، API، مدیریت چند شرکت، مشاهده وضعیت صورتحساب و اصلاح سریع اطلاعات به بخش مهمی از این نرم‌افزارها تبدیل شود.

شرکت‌های معتمد چه تفاوتی با نرم‌افزار واسط دارند؟

در طرف دیگر بازار، شرکت‌های معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی قرار دارند.

نکته مهم این است که «شرکت معتمد» و «نرم‌افزار واسط» دقیقاً یک مفهوم نیستند. شرکت معتمد در چارچوب مشخص و با مجوز مربوط فعالیت می‌کند، درحالی‌که نرم‌افزار واسط بیشتر عنوانی برای ابزارهایی است که فرآیند ثبت و ارسال صورتحساب را برای مودی ساده می‌کنند.

شرکت‌های معتمد می‌توانند برای مجموعه‌هایی مناسب باشند که ترجیح می‌دهند بخشی از خدمات مربوط به صورتحساب الکترونیکی را از طریق یک ارائه‌دهنده دارای مجوز دریافت کنند.

در مقابل، بسیاری از شرکت‌ها واحد مالی و حسابدار دارند و ترجیح می‌دهند مدیریت فاکتورها را داخل مجموعه خود انجام دهند. برای این گروه، داشتن یک ابزار سریع و ساده که امکان کنترل و ارسال اطلاعات را فراهم کند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

نرم‌افزار حسابداری چه مزیتی دارد؟

نرم‌افزارهای حسابداری نیز نمی‌توانستند سامانه مودیان را نادیده بگیرند؛ زیرا صورتحساب فروش مستقیماً با عملیات حسابداری، حساب مشتریان، موجودی کالا، درآمد و گزارش‌های مالی ارتباط دارد.

از نظر ساختاری، بهترین حالت این است که فاکتور فقط یک‌بار ثبت شود.

یعنی کاربر فاکتور فروش را در سیستم مالی ثبت کند، موجودی و حساب مشتری به‌روزرسانی شود، سندهای مرتبط تشکیل شوند و همان اطلاعات نیز برای سامانه مودیان مورد استفاده قرار گیرد.

این موضوع مهم‌ترین مزیت اتصال حسابداری به سامانه مودیان است.

اما همه شرکت‌ها حاضر نیستند سیستم حسابداری خود را تغییر دهند. برای مجموعه‌ای که سال‌ها با یک نرم‌افزار مشخص کار کرده، استفاده از یک نرم‌افزار مستقل که بتواند اطلاعات را از Excel یا API دریافت کند، ممکن است بسیار ساده‌تر از مهاجرت کامل به یک سیستم جدید باشد.

بنابراین نمی‌توان یک نسخه ثابت برای همه شرکت‌ها پیچید.

مرز بین نرم‌افزار مودیان و حسابداری در حال کمرنگ شدن است

یکی از اتفاقات مهم چند سال اخیر این است که مرز میان این دو گروه به‌تدریج کمتر شده است.

برخی نرم‌افزارهای حسابداری امکانات سامانه مودیان خود را توسعه داده‌اند و در سمت دیگر، بعضی محصولاتی که ابتدا فقط برای ارسال صورتحساب ساخته شده بودند، امکانات حسابداری، انبار، دریافت و پرداخت و گزارش‌گیری را نیز به محصول خود اضافه کرده‌اند.

دلیل این اتفاق ساده است.

وقتی فروش ثبت می‌شود، کاربر بلافاصله با سؤال‌های دیگری مواجه می‌شود: مشتری چقدر بدهکار است؟ موجودی کالا چقدر شده؟ وجه فاکتور دریافت شده است؟ سود فروش چه میزان بوده و گزارش فروش ماهانه چه وضعیتی دارد؟

همین نیازها باعث شده برخی ابزارهای تخصصی سامانه مودیان به سمت یک سیستم مالی جامع‌تر حرکت کنند.

کاریا حساب نیز نمونه‌ای از همین مسیر است. این نرم‌افزار در حوزه سامانه مودیان امکاناتی مانند ارسال مستقیم صورتحساب، Excel، ارسال گروهی، API، مدیریت چند شرکت و ابزارهای هوشمند برای ثبت اطلاعات را در اختیار کاربران قرار داده و در کنار آن، امکانات حسابداری را نیز توسعه داده است.

این روند باعث شده مفهوم نرم افزار حسابداری ابری متصل به سامانه مودیان بیش از گذشته مورد توجه قرار گیرد.

چرا Excel و API هنوز اهمیت زیادی دارند؟

با وجود توسعه نرم‌افزارهای جدید، Excel همچنان یکی از ابزارهای اصلی واحدهای مالی است.

بسیاری از شرکت‌ها اطلاعات فروش را از سیستم‌های مختلف دریافت می‌کنند و خروجی نهایی آن‌ها فایل اکسل است. بنابراین نرم‌افزاری که بتواند صدها یا هزاران ردیف را از Excel دریافت، کنترل و پردازش کند، می‌تواند بخش قابل‌توجهی از کار دستی حسابدار را کاهش دهد.

API نیز برای شرکت‌هایی که نرم‌افزار فروش، فروشگاه اینترنتی یا ERP دارند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

شرکتی که هزاران فاکتور در سیستم اصلی خود دارد نباید مجبور باشد تمام آن‌ها را دوباره به‌صورت دستی در نرم‌افزار دیگری وارد کند. در چنین شرایطی اتصال API دیگر یک قابلیت جانبی نیست و می‌تواند یکی از معیارهای اصلی انتخاب نرم‌افزار باشد.

هوش مصنوعی واقعاً چه کمکی می‌کند؟

هوش مصنوعی نیز وارد نرم‌افزارهای مالی شده، اما ارزش آن زمانی مشخص می‌شود که یک کار واقعی را سریع‌تر کند.

برای مثال، اگر کاربر بتواند با نوشتن یک دستور ساده، ارسال ویس یا تصویر فاکتور، اطلاعات موردنیاز را وارد سیستم کند، زمان ثبت اطلاعات کاهش پیدا می‌کند.

در مقابل، صرف اضافه‌کردن یک چت‌بات بدون اتصال به عملیات واقعی حسابداری یا صورتحساب، الزاماً مزیت مهمی محسوب نمی‌شود.

به همین دلیل احتمالاً رقابت آینده بیشتر بر سر اتوماسیون واقعی عملیات مالی خواهد بود تا صرفاً استفاده از عنوان «هوش مصنوعی».

مزیت نرم‌افزارهای ابری چیست؟

یکی از مهم‌ترین مزایای مدل ابری، به‌روزرسانی متمرکز است.

سامانه مودیان و الزامات فنی آن ممکن است در طول زمان تغییر کند. در یک سیستم ابری، تغییرات نرم‌افزار در سمت ارائه‌دهنده انجام می‌شود و کاربران معمولاً بدون نصب نسخه جدید می‌توانند به امکانات به‌روز دسترسی داشته باشند.

دسترسی از دستگاه‌های مختلف نیز مزیت دیگر این مدل است. حسابدار می‌تواند از سیستم شرکت کار کند، مدیر گزارش‌ها را از لپ‌تاپ مشاهده کند و سایر کاربران براساس سطح دسترسی خود از دستگاه‌های دیگر وارد شوند.

ترکیب حسابداری ابری و سامانه مودیان به همین دلیل به یکی از مسیرهای جدی توسعه نرم‌افزارهای مالی تبدیل شده است.

قبل از خرید نرم افزار سامانه مودیان چه چیزی را بررسی کنیم؟

ارسال یک فاکتور ساده دیگر نباید تنها معیار انتخاب باشد. پیش از خرید نرم افزار سامانه مودیان بهتر است محصول را با اطلاعات واقعی کسب‌وکار آزمایش کنید.

یک صورتحساب معمولی ثبت کنید، فرآیند اصلاح یا برگشت از فروش را بررسی کنید و یک فایل Excel با تعداد زیادی ردیف وارد نرم‌افزار کنید.

همچنین بهتر است بررسی شود نرم‌افزار هنگام وجود خطا چه اطلاعاتی به کاربر نمایش می‌دهد، وضعیت صورتحساب بعد از ارسال چگونه قابل پیگیری است، مدیریت چند شرکت چگونه انجام می‌شود و در صورت نیاز به اتصال ERP یا فروشگاه اینترنتی چه امکانات API در اختیار شما قرار می‌گیرد.

کیفیت و سرعت پشتیبانی نیز موضوع مهمی است؛ زیرا در زمان بروز خطا، پاسخ‌گویی سریع می‌تواند از اتلاف زمان واحد مالی جلوگیری کند.

همچنین باید مشخص باشد صورتحساب از چه مسیری ارسال می‌شود، امضای اطلاعات چگونه انجام می‌شود و نرم‌افزار در زمان تغییر الزامات فنی با چه سرعتی به‌روزرسانی خواهد شد.

رقابت اصلی دیگر فقط ارسال فاکتور نیست

در سال‌های ابتدایی، سؤال بسیاری از حسابداران این بود:

«چطور فاکتور را به سامانه مودیان ارسال کنیم؟»

همین تغییر نشان می‌دهد بازار به مرحله تازه‌ای رسیده است.

ارسال صورتحساب به‌تدریج در حال تبدیل شدن به یک قابلیت پایه است. تفاوت اصلی محصولات را امکاناتی مانند کنترل اطلاعات، مدیریت خطا، ورود گروهی، API، یکپارچگی با حسابداری و انبار، گزارش‌گیری، پشتیبانی و سرعت هماهنگی با تغییرات ایجاد می‌کند.

جمع‌بندی

چند سال تجربه سامانه مودیان نشان داده است که نرم‌افزارهای واسط، شرکت‌های معتمد و نرم‌افزارهای حسابداری هرکدام پاسخ متفاوتی به نیاز مودیان ارائه می‌کنند.

برای شرکتی که سیستم حسابداری مناسبی دارد و فقط به ابزاری برای ارسال و مدیریت صورتحساب نیاز دارد، یک نرم‌افزار تخصصی متصل به Excel و API می‌تواند انتخاب قابل بررسی باشد.

برای مجموعه‌ای که در حال راه‌اندازی یا تغییر سیستم مالی خود است، استفاده از نرم‌افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان می‌تواند از ثبت دوباره اطلاعات جلوگیری کند.

و کسب‌وکاری که ترجیح می‌دهد بخشی از فرآیند را از طریق ارائه‌دهنده دارای مجوز دریافت کند، می‌تواند خدمات شرکت‌های معتمد را بررسی کند.

آینده این بازار احتمالاً متعلق به محصولاتی است که بتوانند سادگی نرم‌افزارهای واسط، یکپارچگی حسابداری، امکان اتصال به سیستم‌های دیگر، به‌روزرسانی سریع و تجربه کاربری مناسب را در کنار یکدیگر ارائه دهند.

در چنین شرایطی سؤال اصلی دیگر این نیست که «چه نرم‌افزاری می‌تواند فاکتور را ارسال کند؟» بلکه این است که کدام سیستم می‌تواند فرآیند مالی کسب‌وکار را با ثبت اطلاعات کمتر، خطای کمتر و مدیریت ساده‌تر انجام دهد.